Datenschutzerklärung

für das Buchungsportal buchung.gruber-portal.de · Stand: Oktober 2026

1. Datenschutz auf einen Blick

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Online-Buchungsportal unter buchung.gruber-portal.de, über das Sie sich für unsere Aktionen und Serviceleistungen (z. B. die Winterwartung) anmelden können. Sie informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir dabei erheben, wofür wir sie verwenden und welche Rechte Sie haben. Für unsere Hauptwebsite gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

Kurz zusammengefasst: Wir verarbeiten nur die Daten, die für Ihre Buchung nötig sind. Es gibt auf diesem Portal keine Analyse- oder Werbe-Tools, keine Tracking-Cookies und keine eingebundenen Inhalte von Drittanbietern (z. B. Google, Facebook, YouTube). Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung genutzt.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf diesem Portal ist:

Martin Gruber GmbH & Co. KG
Wasentegernbach 55
84405 Dorfen
Telefon: 08082 9300-0
E-Mail: info@gruber-kg.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

3. Hosting und E-Mail-Versand

Dieses Portal wird bei folgendem Anbieter in Deutschland betrieben (Webserver, Datenbank und E-Mail-Versand):

TrafficPlex GmbH
Konsul-Smidt-Str. 90
28217 Bremen

Auf den Servern des Hosters werden alle Daten gespeichert, die über dieses Portal erfasst werden (insbesondere Buchungsdaten) sowie technische Zugriffsdaten (siehe Server-Logdateien). Das Hosting erfolgt zur Erfüllung unserer Verträge mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und in unserem berechtigten Interesse an einer sicheren und zuverlässigen Bereitstellung durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir haben mit dem Hoster einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Der Hoster verarbeitet Ihre Daten nur nach unseren Weisungen und nur, soweit dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist.

Server-Logdateien

Beim Aufruf des Portals erfasst der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt: Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Anfrage und IP-Adresse. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Sie dienen der technisch fehlerfreien Bereitstellung und der Sicherheit des Portals (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden vom Hoster nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

4. Online-Buchung

Welche Daten wir erheben

• Kontaktdaten: Vor- und Nachname, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Buchungsdaten: gewähltes Paket und Preis, Wunsch nach Abholung und gewünschter Abholtag, Angaben zum Gerät (z. B. ob ein Messerwechsel gewünscht ist), Ihre Bemerkungen, Zeitpunkt der Buchung und die Bestätigung, dass Sie diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben
• Optional bei Mährobotern: den PIN-Code Ihres Geräts, damit wir es nach der Wartung testen können. Der PIN wird verschlüsselt gespeichert, ist nur für berechtigte Mitarbeiter einsehbar und wird niemals per E-Mail versendet. Jedes Einsehen wird protokolliert.

Mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtangaben. Ohne sie können wir Ihre Buchung nicht bearbeiten. Die Postleitzahl benötigen wir außerdem, um Ihnen nur die Abholtage anzuzeigen, die für Ihren Wohnort vorgesehen sind.

Wofür wir die Daten verwenden

Wir verwenden Ihre Angaben ausschließlich zur Durchführung der gebuchten Leistung: Bestätigung und Planung Ihres Termins, Abholung bzw. Annahme Ihres Geräts, Wartung, Rückgabe, Abrechnung und Rückfragen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Nach dem Absenden erhalten Sie eine Buchungsbestätigung per E-Mail. Wenn Sie einen Abholtag gewählt haben, enthält sie eine Kalenderdatei (.ics). Über den persönlichen Link in dieser E-Mail können Sie Ihre Buchung einsehen und, solange sie noch nicht bearbeitet wird, selbst stornieren. Im Verlauf der Bearbeitung können wir Sie per E-Mail über den Stand informieren (z. B. wenn Ihr Gerät bei uns eingetroffen oder fertig ist).

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Mitarbeiter Zugriff, die mit Ihrer Buchung befasst sind (z. B. Werkstatt, Disposition, Abholfahrer). Der Zugang zum internen Bereich ist passwortgeschützt und nach Rollen beschränkt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies in dieser Erklärung beschrieben ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Buchungen per Telefon oder E-Mail

Wenn Sie uns telefonisch oder per E-Mail beauftragen, erfassen unsere Mitarbeiter Ihre Angaben im selben System. Es gelten dieselben Zwecke, Rechtsgrundlagen und Speicherfristen. Eine Bestätigungs-E-Mail erhalten Sie in diesem Fall nur, wenn Sie uns Ihre E-Mail-Adresse nennen und dies gewünscht ist.

Speicherdauer

Wir löschen die Buchungsdaten, sobald sie für die Abwicklung nicht mehr benötigt werden, spätestens zwei Jahre nach Abschluss der jeweiligen Aktion (Ablauf der Gewährleistungsfrist für die Wartungsleistung). Daten, die wir aus steuer- oder handelsrechtlichen Gründen aufbewahren müssen (z. B. Rechnungen, bis zu zehn Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB), werden außerhalb dieses Portals in unserer Buchhaltung gespeichert. Stornierte Buchungen löschen wir ebenfalls nach dieser Frist.

5. Schutz vor Missbrauch

Um das Buchungsformular vor automatisierten Spam-Eingaben zu schützen, nutzen wir ein für Menschen unsichtbares Feld und prüfen, wie schnell das Formular abgeschickt wurde. Außerdem speichern wir zu jeder Online-Buchung einen nicht umkehrbaren, verschlüsselten Prüfwert Ihrer IP-Adresse (keinen Klartext), um massenhafte Buchungen zu verhindern. Dieser Prüfwert wird nach spätestens 24 Stunden gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen, missbrauchsfreien Buchungsablauf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es werden keine externen Dienste (z. B. reCAPTCHA) eingesetzt.

6. Abholung und Tourenplanung

Wenn Sie eine Abholung gebucht haben, planen wir die Reihenfolge der Abholadressen eines Tages. Dazu wird Ihre Anschrift (Straße, Postleitzahl, Ort, ohne Namen oder sonstige Kontaktdaten) einmalig an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich, übermittelt, um die Koordinaten zu ermitteln. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Die ermittelten Koordinaten speichern wir höchstens 90 Tage. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Tourenplanung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie die Durchführung der gebuchten Abholung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Für die Fahrt zu Ihnen nutzen unsere Fahrer eine Navigations-App (z. B. Google Maps oder Apple Karten). Dabei wird die Zieladresse an den jeweiligen Kartenanbieter übermittelt (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland bzw. Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Cork, Irland). Rechtsgrundlage ist die Durchführung der gebuchten Abholung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Cookies und lokale Speicherung

Dieses Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es werden keine Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Trackingzwecken und keine Cookies von Drittanbietern gesetzt. Deshalb ist kein Cookie-Banner erforderlich.

Für Mitarbeiter, die den internen Bereich als App auf ihrem Smartphone nutzen, werden zusätzlich Gestaltungsdateien (Design, Schrift, Logo) im Speicher des Geräts abgelegt, damit die App schneller lädt. Buchungsdaten werden dabei nicht auf dem Gerät gespeichert.

Rechtsgrundlage für technisch notwendige Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Portal (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können Cookies in Ihrem Browser löschen oder sperren; ohne das Sitzungs-Cookie kann das Buchungsformular jedoch nicht abgesendet werden.

8. Schriftarten und eingebundene Inhalte

Die verwendete Schriftart (Muli) und alle Gestaltungsdateien liegen auf unserem eigenen Server. Beim Besuch des Portals werden keine Verbindungen zu Servern von Google oder anderen Drittanbietern aufgebaut. Im passwortgeschützten internen Bereich wird für die Tourenplanung Kartenmaterial von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, siehe Abschnitt 6) angezeigt. Dieser Bereich ist nur für unsere Mitarbeiter zugänglich.

9. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Dieses Portal nutzt aus Sicherheitsgründen durchgängig eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers. Dadurch können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. Bitte beachten Sie, dass E-Mails auf dem Transportweg nicht in jedem Fall verschlüsselt sind. Deshalb versenden wir sensible Angaben wie den Geräte-PIN grundsätzlich nicht per E-Mail.

10. Empfänger Ihrer Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. gegenüber Steuerbehörden) oder ein berechtigtes Interesse besteht. Empfänger im Zusammenhang mit diesem Portal sind: unser Hoster (Auftragsverarbeiter, Abschnitt 3), die OpenStreetMap Foundation für die Adressumrechnung (Abschnitt 6) und, bei Abholungen, der Anbieter der Navigations-App unserer Fahrer (Abschnitt 6). Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur in das Vereinigte Königreich statt, für das ein Angemessenheitsbeschluss besteht.

11. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten Daten, deren Herkunft, Empfänger und den Zweck der Verarbeitung (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Wenden Sie sich dazu einfach an die in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

12. Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung der im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Wir behalten uns rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

Angaben zum Anbieter finden Sie in unserem Impressum.